一、 确定保管期限：
立卷时能否正确区分文件的不同价值对案卷质量和档案鉴定工作都有直接影响。
保管期限指根据文件材料的重要程度，分为三种长短不同的保管时间，以便于将来工作的利用、史志的编写等。
1、 永久保管：即无限期保管，这部分材料是能反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对我校的建设和历史研究有长远利用价值的；
2、 长期保管：保管期限为16—50年。凡是反映机关一般工作活动，在较长时间内对本部门工作有查考利用价值的文件材料；
3、 短期保管：在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件。
二、 组卷：
组卷的要求包括卷内文件的排列、标题的拟写等工作。
1、 卷内文件的排列：
（1） 每一份文件的排列顺序是正本（如有附件必须附上）、文稿纸、草稿（如为无修改的打印稿则不必附上）；
（2） 有关同一问题的一本案卷，按批复在前，报告（请示）在后的顺序排列。如有关评选先进的，将评选结果的决定、批复放在首项，然后是推荐材料，最后是评选先进的通知；如为召开会议的，上级同意召开该会的批复放在首项，然后按照会议的议程进行文件的排列；
（3） 如为相类似的内容列为一卷的，即卷内的文件性质相同，按照文号的先后排列，如任免文件的，或是上级下发的，又或是本部门下发的要求其它部门和下级机关执行的，各种事务性的通知等文件；
2、 案卷标题拟写：
拟写标题的三要素：作者、问题、文种。标题字数（包括标点符号）需控制在50字以内；
（1） 作者：置于标题之首，如《彩店宝彩票院办关于……》、《市卫生局、彩店宝彩票关于……》，如作者太多可以用“等”表示，如《市教委、彩店宝彩票等关于……》；
（2） 问题：单一问题的案卷标明相关内容，如《关于***等*位同志任职的……》；多个问题的案卷将较重要的文件内容标明，字数太多则用“等”来表示，如《关于学习**讲话、贯彻**文件等事宜的……》；关于会议的案卷标明会议名称，如《关于第九次党代会的……》；
（3） 文种：即标出卷内所有的文种名称，如《关于……等的通知》、《关于……等事宜的批复、报告、通知》；
（4） 如遇有时间性的文件材料，如报表、计划、总结等，则要标出年度，如《彩店宝彩票党委二OO四年工作计划、总结、大事记》、《二OO四年彩店宝彩票统计报表》，年度一定要标完整，不得含糊；
3、 案卷的编目工作：包括编制页码、卷内文件目录的输入、备考表的填写等。
（1） 页码的编制：页码的位置是每页正面的右上角，反面的左上角，要强调的是：
A、 凡是有字的（包括只有图章的）页面都要敲页号；
B、 贴上的小纸条要再加敲一个号码，有几张就要敲几个号，不能遗漏，如文件传阅单，领导阅后签过字的要敲上页号，空白的就去除；
（2） 其它的检查事项：在敲页号前请再检查以下几个方面：
A、 文稿上的印章是否完整，漏掉的需补齐；
B、 文件的附件是否完整，排列顺序是否正确；
C、 传真件最好在收到时就复印好归入案卷宗，以保证字迹的清晰完整；
D、 如遇推荐材料等，请将推荐材料按照正本文件上名字的排列顺序排列。
（3） 卷内文件目录请至医学院档案馆进行计算机输入；
（4） 经档案馆检查无误后装订，兼职档案员在备考表上签上姓名（立卷人栏）、日期，带回交部门负责人检查后签名（检查人栏）。
4、 档案移交：由档案馆、部门兼职档案员核点清楚后，双方在移交单上签名，档案馆、部门兼职档案员各执一份以备核查。
三、 即时及时归档：
医学院有关重要项目、重大活动、重大事件等产生的档案要及时、即时归档，即在项目、活动、事件结束后的一个月内完成归档工作。
